Att genomföra en hybridstämma innebär att kombinera fysisk närvaro med digitalt deltagande. Denna mötesform har vuxit snabbt i både föreningsliv och näringsliv. Det finns dock särskilda krav och utmaningar att hantera för att allt ska gå rätt till.
En hybridstämma måste uppfylla samma juridiska krav som en fysisk eller digital stämma, men med extra hänsyn till deltagarnas olika närvaroformer. Det måste tydligt framgå i kallelsen att stämman är hybrid. Alla ska kunna ta del av handlingar, föra sin talan, och rösta – oavsett deltagarform. I vissa fall krävs en ändring av stadgarna för att möjliggöra digital närvaro. Det är även viktigt att dokumentationen av mötet håller juridisk standard.
Läs mer på bolagsverket.se
Fysiska stämmor kräver lokal och fysisk närvaro, digitala kräver plattform och teknik. Hybridstämman kombinerar dessa och ställer högre krav på både planering och teknik. Den måste tillgodose att beslutsfattande sker lika rättssäkert för samtliga deltagare.
En lyckad hybridstämma bygger på teknik som är både stabil och tillgänglig. Det krävs en videoplattform med möjlighet till skärmdelning, omröstningar och chattfunktioner. Mikrofoner och kameror måste klara att fånga alla som deltar fysiskt så att de digitala deltagarna inte missar något. Det är också viktigt att ha reservlösningar ifall något tekniskt fallerar.
Använd digitala verktyg som stödjer säker identifiering, röstning i realtid och dokumentation av beslut. Det är viktigt att kunna verifiera vem som röstat och hur många röster som avgivits. Digital signering av protokoll kan underlätta efterarbetet.
Tekniken ska testas flera gånger innan stämman. Kontrollera ljud, bild, uppkoppling och deltagarnas åtkomst. Ha gärna ett testsammanträde eller repetitioner. Det minskar risken för problem på stämmodagen.
Det största hindret för hybridmöten är ofta bristen på engagemang från de som deltar digitalt. För att undvika detta behövs tydlig kommunikation och välplanerade interaktioner. Digitala deltagare ska känna sig lika delaktiga som de fysiska. Ett bra sätt är att ha schemalagda pauser med möjlighet till digitalt mingel.
Hälsa på deltagare via videolänk, ge dem lika talutrymme och uppmana till att använda reaktioner och chatt. Utse en digital mötesvärd som aktivt följer den digitala deltagarsidan och för vidare inspel till mötesordföranden.
Dela ut agendan och andra dokument digitalt i god tid. Se till att språket är lättförståeligt och att alla instruktioner om hur man deltar digitalt är tydliga. Ett informationsmejl med länk och kontaktperson ger trygghet inför mötet.
Copyright © All Rights Reserved