Föreningar bygger på förtroende och historia. Men vad händer när styrelsen byts ut? Utan struktur riskerar protokoll, avtal och viktiga beslut att försvinna i privata datorer eller fysiska pärmar. Att införa ett e-arkiv och en strukturerad dokumenthantering handlar om att säkra föreningens minne och att följa lagen. Den här guiden hjälper er att skapa ett samspel mellan smidig hantering av dokument till vardags och tryggt långtidsbevarande, helt i linje med GDPR och bokföringslagen.
Många tror att lagra filer på en molntjänst (som Dropbox eller Google Drive) är samma sak som ett arkiv, vilket inte stämmer.
Vanlig lagring saknar ofta sammanhang. Utan ett dokumenthanteringssystem som styr versioner och behörigheter blir vanliga mappar snabbt röriga. Om en fil heter "Protokoll_final_v2.pdf" men saknar metadata (information om innehållet), blir den svår att hitta eller förstå efter att personen som sparade den har slutat. E-arkivet säkrar spårbarhet och skyddar mot radering av misstag.
Att ha ordning på dokumenten är praktiskt, men ofta även ett lagkrav för alla typer av verksamheter och organisationer som hanterar personuppgifter och finanser.
Enligt Bokföringslagen måste ekonomiska underlag bevaras i 7 år. De ska vara läsbara, oföränderliga och spårbara. I ett e-arkiv kan ni styra detta automatiskt så att inget raderas för tidigt – eller för sent.
Föreningar hanterar många personuppgifter. I enlighet med Dataskyddsförordningen måste ni veta och kunna informera om varför ni samlar in personuppgifter, var de lagras och hur länge de sparas eller när de ska raderas. Ett e-arkiv hjälper er att söka upp information vid begäran om registerutdrag och att gallra gamla medlemslistor på ett säkert sätt när de inte längre är relevanta.
Istället för att försöka göra allt på en gång, börja där ni står. Här är en förenklad process för att komma igång.
För att minska manuellt arbete bör e-arkivet kopplas ihop med ert dokumenthanteringssystem och era övriga system.
Investeringen i professionell dokumenthantering och digitalt bevarande kostar pengar i form av licenser och tid för uppstart, men vinsterna hämtas snabbt hem genom att ni:
Det är lockande att lägga svårsorterade dokument i en mapp kallad "Övrigt" eller "Diverse".
Att bara spara filen utan beskrivning försvårar för de som kommer efter er.
Copyright © All Rights Reserved