Så skriver man en projektansökan

Föreningsinfo 25 Apr , 2018

Kort sagt handlar en projektansökan om vad, hur, vem och för vem man gör projektet. Det är viktigt att vara realistisk och att idén bakom projektet är ordentligt genomtänkt innan man söker projektbidrag. Det fiffiga med en projektansökan är att den fungerar som en projektplan och tvärtom – den tvingar er att sätta ord, tidsramar och planer på projektet.

Varje punkt kommer att beskrivas kort och avslutas med exempelfrågor som kan eller ska besvaras på den punkten. Tänk på att alla punkterna inte nödvändigtvis måste finnas med, att de inte måste vara i samma ordning och att vissa av dem kan slås ihop.

Projektnamn

Det behöver inte vara något speciellt, men det får gärna vara beskrivande och inslagsfullt. Det är roligare att jobba med ett bra projektnamn, men det är inte värt att slösa tid på att hitta ”det perfekta namnet”.

Bakgrund

Bakgrundsavsnittet fungerar som en inledning och överblick, där ni beskriver vilka ni är, varför ni har beslutat er för att genomföra ett projekt och vilket/vilka problem ni vill lösa, samt varför ni söker projektbidraget.

  • Vilka är ni?
  • Vad är problemområdet?
  • Vad ledde till ert beslut att söka bidrag?
  • Varför är det värt att lägga resurser på att lösa problemet?
  • Har ni erfarenhet av tidigare projekt?

Syfte

Syftet är varför ni vill genomföra projektet, det vill säga vad det ska leda till och vad ni som förening får ut av det. Vad är resultatet ni vill se om projektet lyckas?

  • Vad vill ni uppnå?
  • Vad får deltagarna ut av projektet?

Målgrupp

Här skriver ni om vem eller vilka projektet är för. Det går att dela in människor i många olika slags grupper, till exempel baserat på ålder, bostadsort, intressen, kön och så vidare.

  • Vem eller vilka är projektet för?

Mål och delmål

Här definierar ni vad era mål är, vilka kan delas in i mindre delmål så som aktivitetsmål, projektmål och långsiktiga mål. Projektmålet motsvarar projektets syfte – vad är det ultimata målet ni vill att projektet ska leda till? Aktivitetsmålen är mindre mål som leder mot projektmålet och långsiktiga mål är mål för framtiden, efter projektets avslut. Det vill säga, vilka effekter projektet kommer att ha när projektmålet är uppfyllt.

  • Vilka är era mål?
  • Vilka resultat önskar ni att se?
  • Vad vill ni uppnå efter projektet?

Metod

Här beskriver ni hur ni ska uppnå projektmålet och era delmål. Det kan exempelvis vara att arrangera evenemang, driva försäljning, rekrytera nya medlemmar och så vidare. Motivera varför ni har valt de metoder ni har valt, till exempel för att ni har goda erfarenheter av dem sen tidigare eller att ni vill testa något nytt. Ni kan även ange hur projektet organiseras, inklusive vem som ska göra vad, hur arbetet ska fördelas, vilka andra aktörer ni ska samverka med och så vidare.

  • Hur ska ni uppnå målen?
  • Varför har ni valt dessa metoder?
  • Vilka ska bidra till projektet och på vilket sätt?

Avgränsning från ordinarie verksamhet

Beskriv hur projektet skiljer sig från er ordinarie verksamhet. Många bidragsgivare vill nämligen att tidsbegränsade projekt inte ska vara identisk till er vanliga verksamhet. Förklara om det exempelvis är något nytt ni vill prova, om det är en utveckling av något eller om det gäller något annat.

  • Hur skiljer sig projektet från er ordinarie verksamhet?

Samarbetspartners

Om ni samarbetar med andra så kan det öka chansen att få bidrag. Kanske andra föreningar har gemensamma mål, eller så kanske ni kan ansöka om andra bidrag eller få stöd på andra vis.

  • Vilka är era samarbetspartners?

Tidsplan

Här skriver ni ert schema, med exempel på när olika aktiviteter ska genomföras. Ju mer detaljerad (och realistisk) tidsplanen är, desto bättre. Den ska dock inte vara så ingående att det står exakt när vem ska göra vad på vilken dag, utan vara mer överskådlig.

  • När ska projektet börja?
  • När ska det vara avslutat?
  • När ska diverse delmål och aktiviteter genomföras?

Budget

Här ska ni redovisa er budget för projektet, inklusive egna insatser, andra bidrag, samt vad pengarna ska gå till. Om ni ska anställa någon eller producera något så måste ni räkna på vad det kommer att kosta. Dela upp kostnaderna i olika poster, så som löner, material, lokalkostnad, administration och arvoden. Det är bra om ni kan få med alla eventuella kostnader, men det viktigaste är naturligtvis vad bidraget ska gå till – det vill bidragsgivaren väldigt gärna veta.

  • Vilka resurser har ni tillgång till?
  • Vilka andra resurser kan/har ni ansökt?
  • Vilka kostnader förväntar ni er?

Uppföljning

Uppföljningen handlar om att redogöra hur ni ska utvärdera projektet i efterhand. Ni kanske ska skapa en skriftlig rapport med information om de olika delarna av projektet, vad som gick bra, vad som inte gick bra, varför det gick som det gick, samt vilka mål som uppnåddes och vilka som missades.

  • Hur ska ni utvärdera det ni har gjort?
  • Har ni nått era mål? Varför/varför inte?
  • Vad kan ni förbättra eller göra annorlunda?
  • Vilka är era erfarenheter av projektet?

Kontaktuppgifter och underskrift

Inkludera kontaktuppgifter till föreningen och den som har skrivit/är ansvarig för ansökan. Se till att inkludera det bankkonto/bankgiro som eventuella bidrag ska betalas till. Se till att låta någon läsa igenom er ansöka noggrant, sedan är det bra att skriva på den innan ni skickar iväg den.

Bilagor

Om det behövs kan ni bifoga bilagor med mer ingående information om delar ni inte vill ha med i själva ansökan. Det kan exempelvis vara era stadgar, verksamhetsberättelse, medlemslista, mötesprotokoll, rapporter från tidigare projekt, djupare förklaringar av era metoder eller liknande.

Tips för att få anslag:

  • Skicka en välskriven, detaljerad projektansökan
  • Tänk på vem som ska läsa er projektansökan
  • Er ansökan bör vara fokuserad och följa en ”röd tråd”
  • Sök bidrag av flera aktörer
  • Samarbeta med andra organisationer

När ni har fått anslag:

Ta reda på hur projektet ska redovisas. Behövs det kvitton på utgifter? Kräver bidragsgivaren en projektrapport och i så fall krävs det delrapporter?

Om ni får avslag:

Fråga varför ni fick avslag. Fråga om ni kan ansöka igen senare. Om inte så är det bara att ansöka hos någon annan!

Läs mer

Driva förening Ekonomi